Hoe boek ik een artiest?

• Je doet een informatieaanvraag via de website, stuurt ons een email of belt naar ons kantoor.
• Wij nemen contact met je op, adviseren je graag en maken een vrijblijvende offerte voor je.
• Zodra je een keuze hebt gemaakt qua artiest of band bevestig je de optie (dit kan via de link in de optiebevestiging, per mail of telefonisch).
• Wij maken een overeenkomst en mailen deze naar jou. Deze dient ondertekend retour gestuurd te worden.
• Vlak voor de optreeddatum nemen we contact op om de laatste details door te spreken en eventuele vragen te beantwoorden. (Uiteraard kun je altijd bellen en mailen voor vragen.)

Wat is een optie?

Wanneer de artiest of band beschikbaar is op de gewenste datum en het gewenste tijdstip, kun je een vrijblijvende optie plaatsen. Deze optie is 14 dagen geldig: vanaf dit moment reserveren wij de artiest of band voor je gedurende de komende 14 dagen en de artiest kan in deze optieperiode niet worden vastgelegd voor dezelfde datum en tijdstip door iemand anders. Je ontvangt hiervan uiteraard een bevestiging. Wel kan er door een andere opdrachtgever een 2e optie geplaatst worden in deze periode. Het is belangrijk om voor afloop van de optieperiode te beslissen, anders vervalt de optie automatisch. Wij nemen vlak voordat de optie komt te vervallen contact met je op om teleurstelling te voorkomen.

Wanneer is mijn aanvraag omgezet in een definitieve boeking?

Zodra de bevestiging door ons is ontvangen (telefonisch of per mail) is de opdracht bindend en is de boeking definitief. We sturen je dan een bevestiging van de boeking in een overeenkomst. Op dit overzicht staan alle relevante gegevens m.b.t. het optreden vermeld. De overeenkomst dient binnen 5 dagen ondertekend aan ons retour gezonden te worden per mail. Vaak wordt er ook een rider meegestuurd. Ook deze dient ondertekend te worden. U ontvangt binnen enkele dagen een door ons ondertekend exemplaar t.b.v. uw administratie retour.

Welke informatie is DouweHoekstra van u nodig voor een definitieve boeking?
– Welke artiest band of act u wilt boeken.
– Datum van het optreden
– Tijdstip van het optreden
– Uw NAW-gegevens
– Adresgegevens van de locatie
– Wat voor type feest en voor hoeveel mensen
– Is het een besloten of openbaar optreden?
– Zijn er bijzonderheden?

Wat is een all-in uitkoopgage?
Een uitkoopgage is een gage inclusief alle sociale lasten en premieheffingen. Onze inhoudingsplichtigenverklaring is uw bewijs dat u achteraf geen heffingen aan de belastingdienst hoeft te betalen.  Alle op onze website vermelde gages zijn uitkoopgages exclusief BTW (9% of 21%, verschillend per act) en exclusief Buma-kosten (indien van toepassing).

Wat zijn Buma/Stemra verplichtingen? Wanneer zijn deze van toepassing?

De rechten van artiesten en muzikanten worden beschermd door de Buma, Stemra en Sena. Eventuele Buma-verplichtingen zijn te allen tijde voor de opdrachtgever, mits anders vooraf met DouweHoekstra is vastgelegd. Veel gestelde vragen hierover vind je op www.bumastemra.nl en in onze Algemene Voorwaarden, elders op deze website.

Ontvang ik promotiemateriaal?
Wanneer een artiest of act beschikt over posters en/of promotiemateriaal dan kunt u deze opvragen bij DouweHoekstra. Vele artiesten zijn beschermde merken, dit betekent dat u niet zomaar foto’s, logo’s en merknamen mag plaatsen in promotie-uitingen zonder schriftelijke toestemming van DouweHoekstra.

Wat gebeurt er bij calamiteiten?
Bij noodsituaties is DouweHoekstra te allen tijde bereikbaar op de op deze website vermelde noodnummers. Bij overmacht situaties als bijvoorbeeld ziekte van een artiest zullen wij er samen met u alles aan doen om binnen alle redelijkheid een gelijkwaardige plaatsvervanger te vinden. U als opdrachtgever heeft bij een overmacht situatie altijd het recht om de opgemaakte overeenkomst te ontbinden. DouweHoekstra zal in dit geval de eventuele betaalde factuur binnen enkele dagen aan u crediteren.

Hoe lang duurt het voordat ik een reactie krijg op mijn aanvraag?

Wij proberen uw aanvraag binnen 24 uur te beantwoorden. (In de meeste gevallen heeft u binnen een paar uur al een reactie.)

Wat is een rider?

Een rider wordt vaak meegezonden met de overeenkomst en bevat belangrijke aandachtspunten om het optreden goed te laten verlopen. Dit kunnen zowel technische aspecten zijn, maar ook op gebied van hospitality (wat er in de kleedkamer aanwezig dient te zijn, bijvoorbeeld qua eten en drinken).  Heb je vragen over dingen die in de rider beschreven staan? Neem dan altijd even contact op met ons. We helpen je graag!

Ik wil een artiest boeken die niet op de website van DouweHoekstra vermeld staat, kan dat?

Wij doen ons best een zo compleet mogelijk aanbod van artiesten en entertainment op de site op te nemen. Er zijn natuurlijk altijd meer mogelijkheden. Via het contactformulier kunt je een aanvraag doen voor een optreden van een artiest of act die niet op de site vermeld staat. Wij zullen je vervolgens informeren over de boekingsmogelijkheden van deze artiest of act.

Wat is het verschil tussen een besloten en een openbaar optreden?

Een besloten optreden is een optreden op een privé feest zoals verjaardagen, bruiloften etc. Dit feest is uitsluitend toegankelijk voor genodigden, er vindt geen kaartverkoop plaats en niet-genodigden hebben geen toegang tot de (besloten) ruimte. Dit kan een privé adres zijn maar ook een zaal of feesttent o.i.d. Besloten optredens worden doorgaans ook niet kenbaar gemaakt in de agenda van de artiest of band.

Een openbaar optreden is een optreden waar in principe iedereen naar toe kan die geïnteresseerd is of (indien van toepassing) een geldig toegangsbewijs heeft. Meestal worden deze feesten/evenementen vooraf bekend gemaakt op posters, flyers, websites etc. Bij een openbaar optreden wordt gesproken over een uitkoopgage: dit is de vergoeding (gage) aan de artiest, vermeerderd met eventuele kostenvergoedingen, belast met premies en sociale lasten en B.T.W.

Wanneer moet een optreden worden betaald?

Zoals gebruikelijk in onze branche dient een optreden te allen tijde 14 dagen voorafgaand aan de optreeddatum te worden voldaan per bank. Je ontvangt hiervoor een factuur met vermelding van bank- en referentienummer. Meer informatie hierover vind je in onze Algemene Voorwaarden. In sommige gevallen vragen wij om een voorschot te betalen. Bijvoorbeeld bij grote evenementen waarbij veel artiesten of bands geboekt zijn.

Wat betekenen de aanduidingen M-set, A-set, B-set, en C-set?

M-set staat voor “Monitorset” ­ dit betekent dat de betreffende artiest gebruik maakt van de aanwezige geluidsinstallatie en met een eigen rack “inprikt” waarmee de muziek en het monitorgeluid voor de artiest worden geregeld. Dit kan dus alleen als er al een professionele geluidsinstallatie aanwezig is die aan de eisen voldoet.
A-set staat voor een geluidsinstallatie die geschikt is tot ca. 250 personen. B-set staat voor een geluidsinstallatie die geschikt is tot ca. 750 personen. C-set staat voor een geluidsinstallatie die geschikt is tot ca. 1500 personen. Voor feesttenten en openlucht optredens moet uiteraard een zwaardere geluidsinstallatie geïnstalleerd worden. Het is aan te raden om vooraf het benodigde geluid goed af te stemmen. Wij adviseren je graag bij het maken van de juiste keuze qua geluid.

Hoe laat is de artiest aanwezig bij een boeking?

Normaal gesproken is een artiest ruim een half uur voor aanvang van het optreden aanwezig. De techniek is vaak wel eerder op locatie en staat altijd rechtstreeks in contact met de artiest. Wanneer je een band boekt of een uitgebreide DJ show, dan is de techniek vaak ongeveer 2 uur van te voren aanwezig. Op verzoek kunnen wij de verwachte aankomsttijden van jouw boeking in de week van het optreden doorgeven.

Hoe kan ik jullie telefonisch bereiken?

Op werkdagen zijn we telefonisch bereikbaar van 9:00 tot 17:30 uur op ons kantoor telefoonnummer 06-30929905 Voor spoedgevallen zijn we 24 uur per dag te bereiken op het noodnummer dat doorgeschakeld staat.

Wij hebben advies nodig bij het samenstellen van een programma. Kan dat?

Jazeker! DouweHoekstra wil graag samen met jou een muzikaal- / entertainment- programma samenstellen, volledig afgestemd op de wensen en doelstelling van het feest of evenement. En vanzelfsprekend binnen het beschikbare budget. Staat jouw vraag niet tussen de veel gestelde vragen? Neem gerust even contact op met ons.